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La répartition des tâches au sein d’une organisation est un véritable casse-tête.
Je vous partage dans cet article quelques pistes centrée autour des principes d’énergie et d’équilibre au cœur de l’approche écosystémique des organisations (www.eco6.org)
Une tâche est un travail qui doit être exécuté par un individu ou une machine.
Elle peut schématiquement être représentée de la manière suivante :
Si on se focalise sur les tâches réalisées par les individus, 5 ingrédients sont nécessaires pour permettre une bonne exécution :
Les éléments d’entrée
Ils vont être assemblés ou transformés par l’exécution de la tâche.
En fonction du type de tâche, ces éléments sont des objets plus ou moins denses :
Matière première ou pièces dans un atelier de mécanique
Commande fournisseur dans un service administratif
Les outils
Ils vont permettre d’effectuer des opérations sur les éléments d’entrée. Ils sont de nature très variable :
un tour ou une fraise seront utilisés pour transformer des pièces mécanique.
Un ordinateur et un logiciel vont permettre la saisie des commandes.
Les informations
Elles permettent de guider le travail à faire.
Un plan indiquera les étapes à suivre dans la transformation des pièces mécaniques.
Le catalogue produit.
La connaissance de l’organisation spatiale de l’atelier facilitera les déplacements et le travail des opérateurs.
La procédure de saisie des commandes indiquera quelles informations saisir dans le logiciel.
La connaissance du client permettra de faire un contrôle de cohérence sur les commandes de celui-ci.
Les compétences
Elles sont nécessaires pour permettre la manipulation des outils et des informations.
Du temps
Quelque que soit la tâche à exécuter, cela nécessitera du temps.
Si un des autres ingrédients manque, il me faudra compenser en passant plus de temps.
Observons maintenant les 5 ingrédients nécessaires à la réalisation d’une tâche précise sous l’angle de l’énergie.
Vous trouverez ci-dessous, pour chacun d’entre eux, quelques questions permettant de mieux cerner qui sera le plus à même de traiter la tâche.
Les éléments d’entrée
Sont-ils disponibles sur le lieu d’exécution de la tâche ?
Sont-ils manipulables par tout le monde ? (par exemple : être grand ou fort est-il nécessaire ?)
Les outils
Sont-ils disponibles sur le lieu d’exécution ?
S’agit-il d’outils individuels ? (un achat d’outil pourrait alors être nécessaire pour confier la tâche à un autre ?)
Sont-ils adaptés ?
L’exécution, peut-elle être facilité par d’autres outils ?
Les informations
Qui dispose des informations nécessaires ?
Sont-elles facilement transférables ? (une référence article le sera facilement alors qu’un contexte client le sera moins.)
Les compétences
Quelles sont les compétences nécessaires ?
Sont-elles transférables ?
Qui peut assurer la formation ?
Le temps
Ais-je bien intégrer le temps pour combler les manques (éléments d’entrée, outils, informations, compétences) dans le temps d’exécution de la tâche ?
Qui dispose du temps nécessaire ?
Ce questionnement permet d’identifier les options possibles pour la réalisation de la tâche et les aménagements éventuels à faire pour permettre à d’autres de prendre charge la tâche.
Il y a une dimension dynamique dans ce travail de répartition des tâches.
Le schéma ci-dessous symbolise la répartition des tâches entre 4 fonctions ou individus.
Imaginons qu’il y ait du temps disponible au niveau de la fonction noire.
Il convient alors d’identifier une tâche qui pourrait être ré-affectée pour exploiter ce temps disponible.
Une tâche précédemment affectée à la fonction Orange est identifiée et confiée à la fonction Noire.
Ceci libère du temps au niveau de la fonction Orange.
Le temps disponible de la fonction Orange est utilisé pour délester la fonction Bleu et pour faire une tâche supplémentaire.
C’est un vrai jeu de taquin qui est à faire étape par étape.
Pour que les mouvements de tâche puissent avoir lieu, il faut sortir des croyances, des habitudes d’affectation de tâche et sortir des mécanismes de défense de territoire individuel ou collectif.
2 objectifs à ces ré-affectations de tâches :
Trouver une répartition qui qui soit la plus équilibrée ou plutôt la moins déséquilibrée possible. En effet, l’équilibre d’une organisation est un idéal à atteindre et non pas un objectif atteignable.
Faire en sorte que les ré-affectations libèrent du temps (qui est une des fonctions du principe d’énergie dans l’approche eco6)
Attention le temps libéré n’a pas nécessairement vocation à être utilisé. En effet, à l’heure actuelle la plupart des organisations sont sous pression. Optimiser les affectations de tâches permet de réduire cette pression.
Résoudre le casse-tête de l’affectation des tâches, c’est un mélange de résolution de puzzle et de jeu de taquin.
C’est le moment de rajouter ceux-ci sur votre liste au Père Noël afin de vous entrainer.
Pour faire le lien avec la multi-activité.
Dans la logique d’éviter la multi-activé présentée dans mon précédent article précédent, il convient de bien vérifier que l’on dispose de l’ensemble des éléments d’entrée, outils, compétences et informations nécessaires avant de démarrer une tâche. Cela évitera de devoir s’arrêter pour attendre une pièce, une info, un outil, ou de l’aide.
Pour aller plus loin
Il convient d’intégrer le coût énergétique de transfert d’une tâche d’une personne à une autre pour faire un choix pertinent de ré-affectation.
Il convient également de bien circuler l’information des changements d’affectation de tâches.